「個人事業主が確定申告をするのに領収書は必要？」
「経費をクレジットで決済すれば領収書はいらない？」
「領収書を失くしてしまったんだけど、対処法はある？」
こんな悩みを解決する記事です。
個人事業主が経費の支払いにクレジットカードを使った場合、領収書、もしくは領収書の代わりとなる書類を保存する義務があります。
領収書は確定申告では必要ありませんが、継続して事業を続けるにはとても大切な書類です。
この記事では、領収書を最長7年間保存しなければならない理由と、領収書の基準と保存方法を解説しています。
クレジットカードで経費精算を効率化する方法も解説していますので、確定申告の準備をサクサク進めたい方は、ぜひ最後まで読んでみてくださいね。
- 確定申告に必要な準備と書類
- 領収書の代わりになる書類と条件
- クレジットカードを使った経費精算の効率化
- クレジットカード決済での書類保管方法
- 会計ソフトと連携可能なクレジットカード
確定申告はカードのWeb明細があればOK
確定申告の際はクレジットカードのWeb明細があればOKです。
確定申告では領収書の提出は不要なため、申告内容を正確に入力できればいいからです。
現金で支払う場合は必ず領収書をもらい、金銭のやりとりがあった証拠を残しておきましょう。
Web明細や領収書を見て、正確に帳簿付けできていれば確定申告で困ることはありません。
ただし領収書の保管義務がある！
確定申告の際に領収書の提出は不要ですが、保管する義務があります。
青色申告は7年、白色申告は5年間の保管が必要と所得税法で決められているからです。
税務調査で保管義務違反が見つかった場合、青色申告の取り消しや追徴課税を課せられます。
確定申告が終わっても、捨てずに必ず保管しておきましょう。
クレジットカード明細は領収書の代わりになるのか？
クレジットカード明細は支払いがあった証明にはなりますが、領収書の代わりにはなりません。
領収書と認められるには「5つの項目の記載が必要」だからです。
- 宛名（支払った人の名前や会社名）
- 支払った金額
- 但し書き（具体的な支出内容）
- 支払いを受けた人の名前や会社名と所在地
- 支払った日付
クレジットカード決済の場合は上記が記載された「販売店が発行する利用明細書」と「レシート」が領収書の代わりになります。
販売店が発行する利用明細書
クレジット決済をした際にもらえる「販売店が発行する利用明細書」を領収書代わりにできます。
Amazonや楽天市場のようなネットショップでの購入なら、Web明細をサイトでダウンロードして利用できます。
注意点として、クレジットカード会社が発行した「請求明細書」は領収書の代わりにはできません。
ただし、取引をした証拠にはなるため、一緒に保管しておくといいでしょう。
レシート
レシートも領収書の代わりにできます。
税法上において領収書は「金銭または有価証券の受理を証明するために作られた受取書」とされています。
そのため、支払先や発行された日付、支払った金額や明細が記載されていれば証拠書類として有効です。
レシートの紙質によっては印字が消えやすいため、保管時に注意が必要です。
クレジットカード決済での書類保管方法
クレジットカードの利用明細や請求書は受け取り方で保存方法が違います。
- 紙で受け取った場合
- 電子取引で受け取った場合
それぞれ保存方法について確認しておきましょう。
紙で受け取った場合
クレジットカードの利用明細や請求書を紙で受け取った場合は「原則紙保存」です。
スキャナで取り込んで電子保存してもOKですが、さまざまな要件があり、継続する必要もあるため手間がかかります。
紙で受け取った場合は、受け取った月ごとに分けて保管しておきましょう。
電子取引で受け取った場合
ネット通販やショップでクレジット決済をした場合は、印刷せずにPDFをダウンロードして保存します。
電子帳簿保存法が改正されたため、電子取引で発行された書類は電子保存が義務化されたからです。
保存する際のファイル名は「取引年月日などの日付、取引金額、取引先を含め、統一した順序で入力することが望ましい」と国税庁が回答しています。
決まった形はないので、自分が管理しやすいように保存すればOKですよ。
利用明細や領収書がないと確定申告できないのか？
領収書や領収書に代わる書類を紛失した場合でも確定申告は行えます。
ただし、支払いがあったと証明できる書類を用意して保管しておく必要があります。
- 支払いを証明できる書類
- 出金伝票
税務調査が入った場合は、上記を見せて説明できるようにしておきましょう。
支払いを証明できる書類
利用明細や領収書を失くした場合は以下の書類を探してください。
【支払いを証明できる書類】
・クレジットカードの明細
・銀行の振込明細
・カード会社の電子利用明細
・宛名・日付・金額・但し書き・発行元が書かれたECサイトの確認メール
領収書の代わりにはなりませんが、経費の支払いがあった証拠になるので、残しておくといいですね。
出金伝票を作成する
支払いの証拠を用意できないなら自分で出金伝票を作成します。
出金伝票に決まった形式はありませんが、以下の項目を必ず記載してください。
【記載内容】
・日付
・金額
・項目
・目的
出金伝票は自己申告で作成するため、できる限り証拠となる書類を集めるのが重要です。
クレジットカードを使った経費精算の効率化
クレジットカードを利用すれば確定申告を楽に行えます。
以下2つを準備しておくと、より効率化できますよ。
- 会計ソフトと連携
- e-taxの登録
確定申告の手間をなくしたいなら必ず取り入れましょう。
会計ソフトと連携させる
会計ソフトとクレジットカードを連携させると自動で帳簿をつけてくれます。
領収書を見ながら1つずつ手作業で入力するのは面倒くさいですよね。
会計freeeなら「自動で経理」機能で連携しているクレジットカードの情報を読み取って、自動で仕分けしてくれます。
ミスもしにくく作業時間も短縮できるので、確定申告の準備が劇的に楽になります。
e-taxの登録をしておく
国税庁が運営する「e-tax」を利用すれば、自宅で確定申告を行えます。
確定申告までに以下の流れで事前準備しておくとスムーズです。
【事前準備の流れ】
①マイナンバーカードを取得しておく
②利用者識別番号を取得する
③電子証明書を取得する
④手続きを行うソフト・コーナーを選ぶ
以上の手続きを事前に終わらせておけば、会計ソフトで作成した申告データを送信するだけでOKですよ。
会計ソフトと連携OKな個人事業主にオススメカード3選
確定申告を楽にするには会計ソフトと連携可能なクレジットカードを選ぶのが大切です。
今回は個人事業主にオススメしたいカードを3つ紹介します。
- ポイント還元率
- キャッシュフロー
- 会計ソフトとの連携
上記3つを基準に選んでいます。
はじめどれを選んでも確定申告が楽になるカードだぞ
【三井住友カード ビジネスオーナーズ】事業もプライベートもアプリで簡単管理
| 年会費（税込） | ポイント還元率 | 付帯保険 |
| 永年無料 | 0.5～1.5% ※対象の個人カードとの2枚持ちが条件です | 海外旅行傷害保険 最高2,000万円 |
| 申込資格 | キャッシュフロー | 登記謄本の有無 |
| 満20歳以上の会社経営者（中小企業代表者もしくは個人事業主）の方 | 最長56日 | 提出不要 |
| 追加可能カード | 空港ラウンジ | 連携可能な会計ソフト |
| ETCカード、追加カード | 国内34空港 ホノルル空港 | 弥生会計 会計freee マネーフォワードクラウド会計 |
- 年会費が永年無料で利用できる
- Vpassアプリだけでプライベート用と事業用を一緒に管理できる
- 三井住友カード（NL）との2枚持ちで最大1.5%ポイント還元
※注釈
対象の三井住友カードと２枚持ち且つ対象のご利用をすることが条件です
アプリ1つで経費管理をしたいなら、三井住友カード ビジネスオーナーズがオススメ！
最大利用可能枠は500万円(※所定の審査がございます。)、最長56日間のキャッシュフローも十分なので、仕入れが多い事業の方でも安心して使えます。
弥生会計や会計freeeに連携可能！帳簿付けを自動化できるので確定申告の準備がサクサク進みます。
年会費は無条件で永年無料、プライベート用の三井住友カード（NL）と同時申し込みが可能です！
三井住友カード（NL）と2枚持ちでポイント還元率が最大1.5%！
「三井住友カード ビジネスオーナーズ」と「対象の三井住友カード」の2枚持ちするだけでポイント還元率が最大1.5%まで上がります。
おすすめは年会費無料で持てて、対象のコンビニ・飲食店で最大7％ポイント還元の「三井住友カード（NL）」。※
ビジネス用に「三井住友カード ビジネスオーナーズ」、プライベート用に「三井住友カード（NL）」を持てば、Vpassアプリ1つで管理できるのも大きな魅力です。
はじめ同時申し込みも可能なので、2枚持ちでポイントの高還元を狙おう！
【セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス®・カード】一律上限なしで利用可能
| 年会費（税込） | 還元率 | 付帯保険 |
| 永年無料 | 0.5％～2％ | なし |
| 申込資格 | キャッシュフロー | 登記謄本の有無 |
| 個人事業主またはフリーランス 経営者の方（高校生を除く） | 最長56日 | 提出不要 |
| 追加可能カード | 空港ラウンジ | 連携可能な会計ソフト |
| ETCカード、追加カード | なし | 弥生会計 会計freee かんたんクラウド(MJS) マネーフォワードクラウド会計 |
- 年会費が永年無料で利用できる
- 利用限度額に一律の上限がないため、高額な設備投資や広告費用にも対応できる
- 対象のビジネスサービス利用で最大2.0%の還元率
セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス・カードは一律の利用上限がないため、高額決済にも対応できるのが大きな魅力です。
Amazonやクラウドワークスなど、ビジネスでよく使うサービスの還元率が4倍になるのでポイントが貯まりやすく、永久不滅ポイントなので失効する心配がありません。
連携可能な会計ソフトが多く、専用アプリで経費管理もバッチリ。
追加カードも9枚まで無料で発行できるので、複数人で事業をしている方にもオススメです。
※還元率について
※ご利用金額1,000円(税込)ごとに永久不滅ポイントが1ポイント(約5円相当)付与されます。
※交換商品によっては、１Pの価値は５円未満になります。
【ライフカードビジネスライトプラス】ステージ制プログラムでお得にポイントをゲット
| 年会費（税込） | 還元率 | 付帯保険 |
| 永年無料 | 0.1%～2.5% | なし |
| 申込資格 | キャッシュフロー | 登記謄本の有無 |
| 法人代表者または個人事業主 | 最長59日 | 提出不要 |
| 追加可能カード | 空港ラウンジ | 連携可能な会計ソフト |
| ETCカード、従業員カード | 使用不可 | 弥生会計 会計freee マネーフォワードクラウド会計 |
- 年会費が永年無料
- 法人書類なしで審査を受けられる
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ライフカードビジネスライトプラスは、最大利用限度額が500万円あるため、仕入れが多い事業をされている方でも、安心して利用できる1枚です。
年会費永年無料なので、コストをかけずにビジネスカードを使いたい方にピッタリです。
さらに、ホテルや映画館の割引を受けられる福利厚生サービスや、ポイント倍率がアップする会員限定ショッピングモール「L-Mall」など会員向けサービスも充実。
必要書類は本人確認書類のみ、受け取り時に提示するだけでOKなので、気軽に作りやすいクレジットカードですよ。
その他クレジットカードで効率化できる4つのポイント
クレジットカードは確定申告を楽にしてくれるだけでなく、4つ効率化できるポイントがあります。
- アプリでいつでも利用明細を確認できる
- 経費の支払いでもポイントが貯まる
- キャッシュフローも効率化できる
- 事業とプライベートを分別できる
クレジットカードを有効活用できるように確認しておきましょう。
アプリでいつでも利用明細を確認できる
アプリで利用明細を確認できるのもクレジットカードの魅力です。
たとえば、三井住友カード ビジネスオーナーズなら、Vpassアプリを開けるだけで利用明細を確認できます。
いつでも利用額を見られるので、経費管理が楽になりますよ。
経費の支払いでもポイントが貯まる
クレジットカードで経費を決済すればポイントが貯まります。
クレジットカードにはポイント還元システムがあるからです。
たとえば、Amazon利用で還元率が2%に上がるセゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス・カードを利用すれば、10,000円の支払いで200ポイントももらえます。
貯めたポイントは「雑収入」として仕分けして、ポイント値引きに使えます。
キャッシュフローも効率化
クレジットカードを利用すれば、支払いは来月になるためキャッシュフローに余裕が生まれます。
とくに仕入れの多い「せどり」や「飲食店」のような事業をされている方は資金繰りが重要です。
クレジットカードがあれば、急な仕入れにも対応できるようになりますよ。
事業とプライベートで費用を分別
クレジットカードを2枚持つと、事業とプライベートで費用を分別できます。
事業用で経費を支払えば、仕分け作業時にプライベートの費用がないか確認する手間がかかりません。
現金払いはレシートを1枚ずつ見ながら分ける作業が必要なため、クレジットカードで効率よく分別しましょう。
まとめ クレジットカードで確定申告の準備を効率化しよう
この記事では、個人事業主が領収書を保存しないといけない理由と、クレジットカードを利用した経費精算の効率化について解説しました。
最後にもう一度、復習しておきましょう。
・確定申告に領収書はいらないが保存の義務がある
・領収書がない場合は「条件を満たした代わりとなる書類」を保管しておく
・保管方法は領収書のもらい方で変わる
・クレジットカードで経費精算を効率化するには「会計ソフト」と「e-tax」を利用する
・会計ソフトと連携できるオススメのクレジットカードは「三井住友カード ビジネスオーナーズ」、「セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス®・カード」、「ライフカードビジネスライトプラス」の3つ
領収書や代わりとなる書類を保管しておけば、あとは会計ソフトとクレジットカードで確定申告の準備はサクサク進みます。
那須確定申告前に泣きたくないなら、早めに会計ソフトとクレジットカードを連携させておきましょう。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
※記事内注釈
【三井住友カード（NL）】
ポイント還元率について
- スマホのVisaのタッチ決済・Mastercard®タッチ決済で支払うことが条件です。
- iD、カードの差し込み、磁気取引は対象外です。
- 商業施設内にある店舗などでは、一部ポイント付与の対象となりません。
- 一定金額（原則1万円）を超えると、タッチ決済でなく、決済端末にカードを挿しお支払いただく場合がございます。その場合のお支払い分は、タッチ決済分のポイント還元の対象となりませんので、ご了承ください。上記、タッチ決済とならない金額の上限は、ご利用される店舗によって異なる場合がございます。
- 通常のポイントを含みます。
- ポイント還元率は利用金額に対する獲得ポイントを示したもので、ポイントの交換方法によっては、1ポイント1円相当にならない場合があります
- Google Pay™ で、Mastercard®タッチ決済はご利用いただけません。ポイント還元は受けられませんので、ご注意ください。
クレカ積立の付与率に関して
- 2024年9月10日（火）積立設定締切分（2024年10月1日（火）買付分）までのポイント付与。以降は対象カードごとのカードご利用金額などに応じたポイント付与率になります。
発行スピードについて
- 即時発行ができない場合があります。
特典について
- 特典付与には条件・上限があります。詳細は三井住友カードのホームページをご確認ください。
【三井住友カード ゴールド（NL）】
年会費について
- 年間100万円のご利用で翌年以降の年会費永年無料
- 年間100万円利用の対象取引や算定期間等の実際の適用条件などの詳細は、三井住友カードのホームページを必ずご確認ください。
クレカ積立の付与率に関して
- 2024年9月10日（火）積立設定締切分（2024年10月1日（火）買付分）までのポイント付与。以降は対象カードごとのカードご利用金額などに応じたポイント付与率になります。
【三井住友カード プラチナプリファード】
- 2024年9月10日（火）積立設定締切分（2024年10月1日（火）買付分）までのポイント付与。以降は対象カードごとのカードご利用金額などに応じたポイント付与率になります。
- 三井住友カードつみたて投資のご利用金額は、プラチナプリファードの新規入会＆利用特典、継続特典の付与条件であるご利用金額の集計対象となりません。（2024年4月現在）
【セゾンカードインターナショナル】
【セゾンパール・アメリカン・エキスプレス®・カード】
還元率に関して
- ご利用金額が年間合計30万円（税込）に達する引落月までが対象となります。
- 永久不滅ポイントは通常1,000円(税込)のご利用毎に1ポイント貯まります。
- 1ポイント5円相当のアイテムと交換の場合となります。
- 交換商品によっては、1ポイントの価値は5円未満になります。
【JCBカードW】
発行スピードについて
カードのお申し込みから最短5分程度（※1）で審査が完了し、すぐにMyJCBアプリでカード番号等の確認ができます。カードを受け取る前に、ネットショッピングや店頭で利用できます。（※2）
（※1）モバ即の入会条件は以下2点になります。
【１】 9:00AM～8:00PMでお申し込み。
【２】 顔写真付き本人確認書類による本人確認。（運転免許証／マイナンバーカード／在留カード）
（※2 ）モバ即での入会後、カード到着前の利用方法について、詳しくはHPをご確認ください。
還元率について
※最大還元率はJCB PREMOに交換した場合
個人事業主の領収書についてよくあるQ&A
- 個人事業主が確定申告をする際に領収書は必要？
-
確定申告に領収書は不要ですが、保管の義務があります。
- 領収書がないときはどうしたらいい？
-
「条件を満たす代わりの書類」を保管しておきましょう。具体的には「販売店が発行する利用明細書」もしくは「レシート」が代わりの書類になります。確定申告には支払った経費が正しく入力できるように、「クレジットカード会社のWeb明細」があればOKです。
- 会計ソフトに連携できるオススメのクレジットカードを知りたい
-
「三井住友カード ビジネスオーナーズ」、「セゾンコバルト・ビジネス・アメリカン・エキスプレス®・カード」、「ライフカードビジネスライトプラス」の3つがオススメです。